在公文撰写中，容易出现“请求批准函■◆◆★”误认为就是“请示”或“报告”文种◆■，在与平行或不相隶属的机关行文时使用★◆■◆◆◆“请示”或◆★◆◆“报告”，是欠妥的。“请示”与★◆★◆■“请求批准函”有严格的区别，主要有：

　　“请示”的事项由上级机关批复下级机关；“请求批准函★★”的有关批准事项由受文单位复函（审批函）。

　　“报告”是上行文■◆★◆★，其主要作用是向上级机关汇报工作■◆★★◆，反映情况，答复上级机关的询问等。“总结★★★■◆◆”不是公文文种■■◆，但在实际工作中，部分拟稿人将工作总结作为公文文种行文，如在带有工作总结性的公文标题中用“某某单位2014年XX工作总结■◆◆★◆”等，这样的标题是不对的。其实◆◆★■，工作总结就是向上级机关汇报工作■★，可直接使用“报告”文种，主送上级机关（可多头主送）★◆★◆◆■，抄送有关机关。如将上述公文标题改为★★★“某某单位关于2014年XX工作情况的报告”，这样就比较规范了。意见建议 VS

　　“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等◆■◆■◆。

　　■■◆■★“意见”是对重要的问题提出见解和处理办法的公文文种。可用于上行文、平行文和下行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为平行文★◆◆■■，提出的意见供受文单位参考；作为下行文，对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行◆★★，无明确要求的，下级机关可参照执行。

　　“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告■★◆★■”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议◆◆，须上级机关知道的事项。

　　“请示■★★”的篇幅比较短，一般不超过1500字◆◆★◆◆★；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。

　　★★◆“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有◆★★■：将★■◆◆“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复）■★★◆，这样就容易贻误工作★★。因此，在撰写“请示”和“报告■★◆■★”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。

　　“函”是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。★■■★◆“函◆■★◆■◆”可分为商函、询答函■◆◆★、请批函（请求批准函、审批函）■■★◆。“函”在公文往来中使用比较广泛，其主要作用有两个方面★◆★★◆：一是不相隶属的同系统部门之间询问和答复工作；二是请求平行或不相隶属的职能部门批准有关事项，不能用■◆★★■“请示”或■◆“报告◆◆★”，应使用◆■★“请求批准函”◆■◆★★。

　　“请示”在结束时用◆■◆“特此请示”、“特此请示■◆★■◆，请批示”★◆◆★、◆◆“请审示★★■”等；“报告◆★■”用“专此报告”★◆■◆■◆、“特此报告”。

　　“通告”是公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项的公文文种，其主送对象是不确定的。如■◆：“某某单位关于XX的通告”。

　　■■■■“请示◆◆★◆■”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送◆■■；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送■◆◆。

　　“请示”的主送机关是具有领导、指导关系的上级；“请求批准函”的主送机关是平行或不相隶属的职能单位。

　　上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复）◆■★★■，是办理件■■★★，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复■◆■■◆。

　　这里着重谈谈作为下行文的“意见◆■★■”文种■★。在实际工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排◆■★★”和■■◆★◆★“工作计划”作为公文文种行文，如：“某某单位2014年XX工作打算”或◆★■■“工作安排”★★、“工作计划”等，都是欠妥的■■。★◆★◆■“工作打算■◆■■★◆”■■◆◆、“工作安排”和■■“工作计划”不是公文文种。可直接使用下行文的意见文种，规范的标题应为“某某单位关于2014年XX工作的意见◆■◆★■◆”。